CI n. 146 – Publicada a Portaria GM n. 988 que estabelece os procedimentos de tramitação de documentos originários de Órgãos Diligenciadores (OD) no âmbito do Ministério da Saúde e dá outras providências

Foi publicada no DOU de hoje (16/7), a Portaria GM n. 988 que estabelece os procedimentos de tramitação de documentos originários de Órgãos Diligenciadores (OD) no âmbito do Ministério da Saúde e disciplina as atribuições do Assessor Especial de Controle Interno junto ao Gabinete do Ministro (GM/MS) e das Unidades Organizacionais (UO) no que se refere ao atendimento dessas diligências.

 

PORTARIA GM N. 988, DE 15 DE JULHO DE 2015


Estabelece os procedimentos de tramitação de documentos originários de Órgãos Diligenciadores (OD) no âmbito do Ministério da Saúde e disciplina as atribuições do Assessor Especial de Controle Interno junto ao Gabinete do Ministro (GM/MS) e das Unidades Organizacionais (UO) no que se refere ao atendimento dessas diligências.

O MINISTRO DE ESTADO DA SAÚDE, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e IIdo parágrafo único do art. 87 da Constituição, e

Considerando a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, que dispõe sobre o regime jurídico dos servidores publicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais;

Considerando a Lei nº 10.180, de 6 de fevereiro de 2001, que organiza e disciplina os Sistemas de Planejamento e de Orçamento Federal, de Administração Financeira Federal, de Contabilidade Federal e de Controle Interno do Poder Executivo Federal, e dá outras providências;

Considerando as atribuições cometidas aos Assessores Especiais de Controle Interno nos Ministérios, estabelecidas no art. 13 do Decreto nº 3.591, de 6 de setembro de 2000, dentre as quais as de assessorar o Ministro de Estado nos assuntos de competência do controle interno; orientar os administradores de bens e recursos públicos nos assuntos pertinentes à área de competência do controle interno e acompanhar a implementação, pelos órgãos e pelas unidades, das recomendações da Controladoria-Geral da União (CGUPR), Órgão Central do Sistema de Controle Interno, e das determinações e recomendações do Tribunal de Contas da União (TCU);

Considerando as disposições da Portaria nº 65/SE/MS, de 29 de janeiro de 2014, que aprovou o Módulo Sipar Diligência e o Manual de procedimentos do processo “Atender Diligências de Órgãos de Controle”; e

Considerando a necessidade de se adotarem, no âmbito interno do Ministério da Saúde, rotinas administrativas que propiciem, de modo seguro e célere, o atendimento das diligências recebidas, assim compreendidas as solicitações de informações e documentos, as determinações e recomendações do TCU e da CGU-PR, e outros expedientes de interesse do Ministério da Saúde emitidos por esses Órgãos de Controle, resolve:

Art. 1º Esta Portaria estabelece os procedimentos de tramitação de documentos originários de Órgãos Diligenciadores (OD) no âmbito do Ministério da Saúde e disciplina as atribuições do Assessor Especial de Controle Interno junto ao Gabinete do Ministro (GM/MS) e das Unidades Organizacionais (UO) no que se refere ao atendimento dessas diligências.

Parágrafo único. O fluxo de que trata esta Portaria não contempla as diligências referentes aos subsídios técnicos para o cumprimento de decisões judiciais e para a defesa da União em juízo, tampouco as diligências que contenham indicativo de prejuízo financeiro, desvio de finalidade, desvio de objeto ou outras situações que possam ensejar devolução ou ressarcimento de recursos.

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I – Unidade Organizacional (UO): órgãos do Ministério da Saúde responsáveis pela manifestação técnica e administrativa referente às áreas de sua atuação;

II – Entidades Vinculadas (EV): entidades autônomas vinculadas ao Ministério da Saúde, responsáveis pela manifestação técnica e administrativa referente às suas áreas de atuação;

III – Órgão Diligenciador (OD): órgão ou entidade pública que encaminhe ao Ministério da Saúde demanda externa que suscite manifestação de UO e/ou de EV;

IV – Destinatário: UO e/ou EV destinatária da diligência; V – Diligenciado: agente público titular de cargo do GM/MS, da Secretaria-Executiva (SE/MS) ou de outra UO do Ministério da Saúde a quem o OD endereçou a diligência;

VI – Diligência: documentos originários da Controladoria-Geral da União (CGU-PR), do Tribunal de Contas da União (TCU), dos Tribunais de Contas dos Estados e Municípios, da Polícia Federal e órgãos assemelhados, bem como dos Ministérios Públicos Estaduais e Federal, que suscitem manifestação técnica de UO ou de EV e/ou solicite o envio de documentos e informações sobre matérias de competência do Ministério da Saúde, com exceção das informações atinentes a processos judiciais e à defesa da União em juízo; e

VII – Gestor Local Responsável (GLR): agente competente no âmbito da gestão local (Estados, Distrito Federal ou Municípios), a quem sejam solicitadas informações, esclarecimentos ou documentos com o fim de atender a diligência recebida pela UO.

Art. 3º Compete ao GM/MS, por meio do (a) Assessor (a) Especial de Controle Interno:

I – monitorar as providências adotadas pelas UO do Ministério da Saúde acerca do cumprimento das determinações e recomendações formuladas pelo TCU;

II – monitorar, com base nos critérios de materialidade, relevância e criticidade, as providências de responsabilidade das UO do Ministério da Saúde e de suas EV em decorrência das decisões oriundas do TCU;

III – propor a adoção de medidas administrativas necessárias para evitar ou mitigar a repetição de situações que possam afetar os objetivos estratégicos do Ministério da Saúde e de suas EV, caso essas situações sejam identificadas;

IV – acompanhar o resultado das auditorias realizadas pelo TCU e pela CGU-PR nas unidades do Ministério da Saúde e em suas EV, orientando, quando necessário, as autoridades competentes relativamente à adoção das medidas cabíveis em cada caso;

V – zelar pela observância desta Portaria e da legislação aplicável à espécie, comunicando as situações de descumprimento à autoridade hierárquica superior no âmbito do Ministério da Saúde, com propostas de encaminhamentos;

VI – solicitar às UO as informações necessárias ao atendimento tempestivo das diligências;

VII – solicitar informações, documentos e propor providências às UO do Ministério da Saúde e às auditorias internas de suas EV, no âmbito de suas atribuições relativas ao controle interno;

VIII – avaliar a coerência e a suficiência das informações prestadas pelas UO, solicitando novos esclarecimentos caso sejam necessários ao atendimento das diligências;

IX – orientar os órgãos e as EV do Ministério da Saúde nos assuntos pertinentes à área de competência do controle interno; e

X – adotar, no trâmite das diligências, o fluxo previsto no Anexo.

Art. 4º Compete às UO:

I – analisar as diligências solicitadas pelo Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS, encaminhando-lhe, tempestivamente, as informações e documentos alusivos aos questionamentos formulados pelos OD;

II – solicitar ao Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS que requeira esclarecimentos adicionais a outros órgãos, sejam eles vinculados ao Ministério da Saúde, a órgãos externos ou a entidades públicas, caso o atendimento da diligência envolva questões alheias à sua competência;

III – solicitar, na hipótese de demanda jurídica, orientação à Consultoria Jurídica do Ministério da Saúde (CONJURMS/CGU/AGU);

IV – encaminhar, tempestivamente, as respostas das diligências;

V – encaminhar cópia ao Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS das diligências recebidas diretamente dos OD, para conhecimento e monitoramento das providências adotadas, quando se tratar de tema considerado relevante; e

VI – adotar, no trâmite das diligências, o fluxo previsto no anexo.

Art. 5º O Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS encaminhará as diligências por ela recepcionadas para as UO responsáveis, estabelecendo prazo para cumprimento das diligências, que será fixado de acordo com o prazo estabelecido pelo OD, solicitando, de ofício, a prorrogação deste, quando cabível.

§ 1º As UO do Ministério da Saúde que, justificadamente, não puderem atender às diligências no prazo estabelecido, deverão solicitar a prorrogação deste ao Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS, informando o prazo necessário para o atendimento da diligência.

§ 2º O descumprimento injustificado do prazo para o atendimento da diligência sujeitará os responsáveis às penalidades disciplinares previstas nos arts. 121 a 126 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, bem como à responsabilização administrativa, civil e penal, conforme disposto no § 1º do art. 26 da Lei nº 10.180, de 6 de fevereiro de 2001.

Art. 6º As UO do Ministério da Saúde e suas EV são responsáveis pelo conteúdo e pela veracidade das informações prestadas para o atendimento das demandas dos OD, assim como pelo encaminhamento tempestivo das diligências ao Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS, visando propiciar tempo adequado para análise, consolidação e elaboração da resposta dentro do prazo estabelecido pelos OD.

Art. 7º Fica criada a Rede Interna de Controle do Ministério da Saúde (RIC/MS), com o objetivo de aprimorar e fortalecer o controle interno administrativo, sendo composta pelas seguintes UO:

I – Secretaria-Executiva (SE/MS);

II – Secretaria de Atenção à Saúde (SAS/MS);

III – Secretaria de Gestão do Trabalho e da Educação na Saúde (SGTES/MS);

IV – Secretaria de Ciência, Tecnologia e Insumos Estratégicos (SCTIE/MS);

V – Secretaria de Gestão Estratégica e Participativa (SGEP/MS);

VI – Secretaria de Vigilância em Saúde (SVS/MS); e

VII – Secretaria Especial de Saúde Indígena (SESAI/MS). § 1º A RIC/MS será coordenada pela SE/MS, em conjunto e sob a orientação do Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS.

§ 2º As UO integrantes da RIC/MS serão representadas pelos respectivos Chefes de Gabinete, devendo ser indicado, pelo titular da respectiva Secretaria, um suplente para cada representante.

§ 3º Os representantes de cada UO serão considerados pontos focais de articulação, para fins de monitoramento e cobrança das demandas que se encontram em sua área de gestão, com responsabilidade para acionar, diretamente, os responsáveis pelas informações necessárias ao atendimento às diligências.

§ 4º As Unidades de Auditoria Interna das EV do Ministério da Saúde poderão integrar a RIC/MS, sem prejuízo da subordinação aos dirigentes das respectivas entidades, mediante solicitação formal dirigida à SE/MS.

§ 5º As funções dos representantes da RIC/MS não serão remuneradas e seu exercício será considerado serviço público relevante.

Art. 8º São atribuições da RIC/MS:

I – atuar como instância de debate e de propostas resolutivas quanto às pendências, conflitos e
pontos críticos que surgirem em relação às diligências;

II – promover o mapeamento das diligências que se encontrarem pendentes de resposta em suas Secretarias, de forma a subsidiar o diagnóstico situacional no âmbito do Ministério da Saúde; e

III – promover, sempre que necessário e em conjunto com o Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS, a articulação com os órgãos de controle com vistas à resolutividade das diligências e à melhoria do fluxo entre o Ministério da Saúde e esses órgãos, de modo a qualificar os trabalhos desenvolvidos.

Parágrafo único. Para fins do disposto no inciso II do caput, o mapeamento será realizado no âmbito de cada Secretaria, com o apoio dos demais integrantes da RIC/MS, sob a orientação do Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS.

Art. 9º O Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS, em conjunto com as Secretarias do Ministério da Saúde, promoverá, no prazo de até 90 (noventa) dias, as medidas necessárias para a efetiva implantação da RIC/MS.

Art. 10. Após efetivada a implementação do Módulo Sipar-Diligência, a tramitação das diligências de que trata esta Portaria farse-á obrigatoriamente por meio desse sistema no âmbito do Ministério da Saúde.

Art. 11. Sem prejuízo das disposições contidas nesta Portaria, compete às UO regulamentar seus fluxos internos de atendimento às diligências recebidas dos OD.

Art. 12. As disposições previstas nesta Portaria serão observadas por todos os órgãos do Ministério da Saúde no atendimento às diligências advindas dos OD ou por intermédio do Assessor Especial de Controle Interno do GM/MS.

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ARTHUR CHIORO

ANEXO

I – TRÂMITE DE DOCUMENTOS JUNTO AO ASSESSOR ESPECIAL DE CONTROLE INTERNO DO GABINETE DO MINISTRO

1. Receber diligências e analisar pedido.

1.1 Em caso de recebimento via Gabinete do Ministro (GM/MS); Secretaria-Executiva (SE/MS) ou diretamente do órgão diligenciador (OD)

1.1.1 Identificar as Unidades Organizacionais (UO) competente (s) pelo (s) assunto (s) objeto da diligência;

1.1.2 Caso a competência seja de mais uma UO, informar a cada área dos encaminhamentos às demais

1.2 Em caso de recebimento via UO, sem ter passado via GM/MS ou OD

1.2.1 Atuar conforme ponto 1.1.

1.3 Verificar prazo de atendimento estabelecido pelo OD e classificar em:

1.3.1 Prazo inferior ou igual a 10 (dez) dias corridos;

1.3.1.1 Solicitar ao OD dilação de prazo de 20 (vinte) dias para encaminhamento da resposta;

1.3.2 Prazo superior a 10 (dez) dias e inferior a 20 (vinte) dias;

1.3.2.1 Enviar ofício ao OD informando que a diligência foi enviada para uo competente;

1.3.3 Prazo a partir de 30 (trinta) dias

1.3.3.1 Enviar cópia da diligência às UO competentes e aguardar atendimento

1.4 Em caso de pedido de cópia de documento do OD

1.4.1 Solicitar à UO o envio direto da resposta ao OD (atendimento direto) com cópia do ofício para o Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

1.5 Receber diligência da UO com questões de responsabilidade de outras áreas do MS:

1.5.1 Identificar as UO competentes para responder;

1.5.2 Encaminhar documentação às UO responsáveis

1.6 Em caso de diligência de competência das entidades vinculadas

1.6.1 encaminhar diligência solicitando que a unidade responda diretamente ao órgão diligenciador com cópia do ofício ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

1.7 Em caso de pedido de prazo pela UO

1.7.1 Analisar caso

1.7.2 Se procedente, enviar ofício solicitando prazo ao OD e informar do mesmo a UO

2. Após encaminhamento das diligências às UO

2.1 Atualizar dados no SIPAR-diligência

2.2 Monitorar tempestividade das respostas mais relevantes 3. Receber cópia da resposta das UO

3.1 Analisar e classificar cópia da resposta

3.1.1 Caso a resposta recebida não tenha tramitado anteriormente pelo Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

3.1.l.1. Analisar documentação

3.1.1.2. Atuar conforme pontos 3.1.2 e 3.1.3, no que couber

3.1.1.3 Arquivar;

3.1.2 Se resposta completa e já encaminhada ao OD

3.1.2.1 Anexar resposta junto ao dossiê< /p>

3.1.2.2 Arquivar dossi;

3.1.3 Se resposta for incompleta,

3.1.3.1 Restituir à UO para complementar resposta e

3.1.3.1.1 Indicar quais os pontos ainda se encontram pendentes de manifestação, observando os possíveis casos:

3.1.3.1.1.1 Faltar cópia de documentação

3.1.3.1.1.1.1. Solicitar à UO que encaminhe a documentação faltante

3.1.3.1.1.2 Resposta não atendeu a todos os itens pedidos pelo OD

3.1.3.1.1.2.1 Identificar pontos não respondidos e solicitar a complementação de resposta

3.1.3.1.1.3 Pendência de resposta de outras UO

3.1.3.1.1.3.1 Analisar se é o caso de dar conhecimento da resposta parcial ao OD e

3.1.3.1.1.3.2 Aguardar resposta das demais UO se o prazo não estiver expirado ou

3.1.3.1.1.3.3 Reiterar às UO cujas respostas estão pendentes, se prazo estiver expirado.

3.1.3.2 Enviar ofício ao OD encaminhando resposta atual informando que

3.1.3.2.1 A resposta ainda não é conclusiva ou que

3.1.3.2.2 Está pendente de complementação por parte de outra UO.

4. Receber reiteração do OD e classificar caso

4.1 Se diligência tramitada anteriormente junto ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

4.1.1 Juntar antecedente e classificar a diligência segundo um dos possíveis casos:

4.1.1.1 Atualização de informações

4.1.1.1.1 Solicitar à UO atualização de informações ou providências

4.1.1.2 Caso ainda não haja resposta

4.1.1.2.1 Reiterar UO pendentes

4.1.1.3 Caso ainda não haja resposta e seja a segunda reiteração

4.1.1.3.1 Reiterar áreas pendentes

4.1.1.3.2 Comunicar o OD que reiterou às UO pendentes e quais as UO responsáveis para fornecer a resposta

4.2 Caso a diligência ainda não tenha sido objeto de análise do Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

4.2.1 Encaminhar a UO ressaltando que a diligência não foi alvo de análise anterior pelo Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

4.2.2 Responder ao OD afirmando que repassou à área competente e que a diligência não teve trâmite anterior junto ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

5. Monitorar prazos dados pelo OD

5.1 Reiterar pendências com prazo vencido e a vencer

5.2 Informar às UO as perdas de prazo, solicitando urgência na resposta.

5.3 atualizar pendências, encaminhando despacho informando as pendências de cada UO e solicitando atendimento prioritário.

II – TRÂMITE DOS DOCUMENTOS NAS UO:

1. Receber diligência ou reiteração

1.1 Por intermédio do Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro:

1.1.1 Fazer vinculação no SIPAR dos documentos que se refiram a uma mesma diligência tramitada pelo Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

1.1.2 Caso diligência recebida pelo Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro e seja necessário pedir um prazo maior

1.1.2.1 Solicitar ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro dilação informando o prazo pretendido

1.2 Caso a diligência seja recebida diretamente pela UO sem haver tramitado pelo Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

1.2.1 Caso seja referente a demanda da CGU-PR ou do TCU

1.2.1.1 Enviar resposta diretamente ao OD

1.2.1.2 Enviar cópia da diligência e da resposta ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro para conhecimento

1.2.2 Caso não seja referente a demanda da CGU-PR ou do TCU, mas a UO entenda tratar-se de tema relevante

1.2.2.1 Enviar cópia da diligência e da resposta ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro para conhecimento

1.2.2.2 Enviar resposta diretamente ao OD

1.2.3 Caso seja necessário solicitar prazo ao OD

1.2.3.1 Solicitar dilação de prazo diretamente ao OD mediante justificativa.

1.3 Caso receba a diligência de sua competên
cia e cuja resposta envolva a manifestação de outra (s) àrea (s)

1.3.1 Responder a parte ou questões de sua competência

1.3.2 Encaminhar ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro informando a necessidade de manifestação de outra (s) àrea (s)

1.3.2.1 Se for necessária informação/manifestação de outra (s) área (s) para complementar a sua resposta

1.3.2.1.1 Encaminhar diligência à UO que deverá complementar sua resposta e

1.3.2.1.2 Encaminhar ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro manifestação conjunta ou consolidada com documentação pertinente para subsidiar resposta ao OD

1.4 Caso a diligência envolva matéria alheia à sua competência

1.4.1 Caso haja certeza da UO competente

1.4.1.1 Encaminhar à UO competente

1.4.1.2 Justificar o motivo do não atendimento da demanda 1.4.1.3 Informa ao OD do encaminhamento

1.4.2 Caso haja dúvidas da UO responsável

1.4.2.1 Propõe redirecionamento

1.4.2.2 Encaminhar ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro para manifestação

2. Classificar providências a serem tomadas

2.1 Há indicativo ou recomendação de lavratura/celebração de Termo de Ajuste Sanitário (TAS)

2.1.1 Atuar conforme Portaria específica

2.2 Há recomendação de providências saneadoras ou corretivas sem referência à devolução de recursos financeiros ou à lavratura/celebração de TAS

2.2.1 Caso não seja necessária providência de área externa ao MS ou do gestor local responsável (GLR)

2.2.1.1 Analisar o caso e enviar resposta ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

2.2.2 Caso seja necessária providência de área externa do MS ou do GLR

2.2.2.1 Enviar recomendações cabíveis e solicitar providências ao GLR

2.2.2.2 Quando houver previsão legal, e salvo melhor julgamento, alertar o GLR quanto à possibilidade de suspensão do repasse.

2.2.2.2.1 Suspender o repasse, salvo melhor julgamento, caso esgotado o prazo para comprovação por parte do gestor local ou da autoridade competente no tocante à adoção das providências de sua competência.

2.2.3 Caso haja dúvida quanto matéria jurídica específica do tema

2.2.3.1 Encaminhar à CONJUR-MS/CGU/AGU e solicitar manifestação

3. Encaminhar diligências para conhecimento e acompanhamento, com cópia ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

3.1.1. Conselhos de Saúde Responsável para que as sugestões oficiadas ao GLR sejam acompanhadas

3.1.2 Tribunal de Contas Responsável

4. Receber, analisar e adotar providências quanto às respostas das diligências enviadas pelo GLR

4.1 Caso a resposta seja conclusiva e recebida a diligência pelo Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

4.1.1.1 Manifestar-se acerca da resposta recebida pelo GLR 4.1.1.2 Enviar manifestação ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro

4.1.1.3 Arquivar

4.1.2 Se conclusiva e recebida a diligência diretamente pelo OD

4.1.2.1 Manifestar-se acerca da resposta recebida pelo GLR 4.1.2.2 Encaminhar a resposta para o OD com cópia ao Assessor Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro (caso entenda que o tema objeto da diligência seja relevante)

4.1.3 Se inconclusiva

4.1.3.1 Enviar ao GLR para que complementem informação

4.1.3.2 Indicar os pontos que devem ser complementados 4.2 Caso haja necessidade de acompanhamento das providências encaminhadas pela secretaria de saúde responsável

4.2.1 Propor ao DENASUS/SGEP/MS e ao Tribunal de Contas responsável a fiscalização das providências informadas pelo GLR

4.3 Se não conclusiva e em casos de indicativo de devolução de recursos ao Fundo de Saúde responsável

4.3.1 Atuar conforme Portaria específica

5. Elaborar planilha de controle do passivo e das medidas a serem adotadas das respectivas diligências.

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