Capítulo 4 – Metodologia e Organização estrutural para a gestão estadual do SUS na área de TICS para acompanhamento, monitoramento e controle dos contratos

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Introdução

Neste quarto capítulo, o principal objetivo é demostrar aos gestores que os contratos de aquisição ou prestação de serviço geram grandes responsabilidades e devem ser acompanhados com cuidado.

Estrutura Clássica da Área de Tecnologia da Informação e Comunicação em Saúde – TICS

O posicionamento estratégico da TICS perante o gestor estadual influencia a forma como o departamento consegue se relacionar e entregar valor, porém a própria estrutura do setor, a forma como ela se divide, em papeis, funções, responsabilidades e estruturas internas influenciam ainda mais na forma como ela consegue entregar valor ao gestor.

Atualmente, as áreas técnicas ou setores de TICS (que poderão ter diferentes denominações em cada organograma) têm algumas funções dentro das empresas; e, em especial, dentro de uma Secretaria Estadual de Saúde:

Para isso, sua estrutura é agente influenciador de como os resultados são entregues, os serviços são mantidos e os relacionamentos com clientes são executados.

Na história das áreas técnicas ou setores de TICS, sempre existiram inúmeros desafios. Atualmente, um dos mais destacados é o fenômeno conhecido como “shadow IT”, que é tido pela liberdade que as áreas de negócios têm hoje de contratar facilmente serviços e produtos de TI sem a orientação ou conhecimento do setor de TICS. Esse evento é um fenômeno inevitável e será cada vez mais presente em todas as organizações, podendo ser visto tanto como uma ameaça quanto como uma oportunidade. Outro fenômeno recente e bastante acentuado é a presença de um número cada vez maior de terceirização de serviços básicos de TI, o qual atinge principalmente as áreas de suporte, desenvolvimento e demais serviços básicos. Assim, sobra para a área de TI o “core”, a parte mais importante e relevante de todo o processo tecnológico existente nas organizações.

 

 

 

Com isso acontecendo, o que se vê normalmente é uma divisão da TICS em dois modos, a TI Bimodal, a saber:

Modo 1: é a TICS entregando níveis de serviço e mantendo os serviços em funcionamento, o famoso fazendo a roda girar, mantendo a operação diária com qualidade e satisfação dos clientes das diversas áreas.

Modo 2: é a TICS entregando projetos novos, estratégicos e transformadores a partir de um relacionamento bem estreito com as áreas finais.

A existência desses dois modos faz com que o organograma ideal tenha reflexos pela necessidade de profissionais de perfis distintos, sendo um perfil mais tecnológico e conservador para o modo 1, e perfis mais de relacionamento e estratégia com proximidade às áreas a serem desenvolvidos os projetos para o modo 2.

Para entender melhor o organograma para o setor de TI, além de levar em consideração as mudanças atuais da própria TI, é fundamental conseguir se ver dentro da sua Secretaria de Estado. Para uma análise detalhada, é fundamental entender alguns pontos-chave:

O organograma de um setor de TICS levará sempre em consideração a disponibilidade da mão de obra, observando que, em diversos Estados, não há a carreira de tecnologia da informação disponível para concurso e o que existe são grandes desvios de função, terceirização ou utilização da unidade de processamento de dados do Estado.

Para todos os casos, é sempre importante destacar que o organograma deve contar com a fundamental área de Governança de TICS, que é responsável por todo apoio administrativo e por diversas das atividades que vamos destacar a seguir falando das atividades referente ao acompanhamento, monitoramento e controle dos contratos de serviço ou aquisição.

Abaixo, tem-se um exemplo de organograma em que fica clara a existência de áreas de apoio transversal, a existência de um modo 1 cuidando de sustentação da TI tradicional e unidades do modo 2 criadas dinamicamente em função do projeto que se vai trabalhar, buscando sempre proximidade com a área de negócio.

 

É claro que nem todas as áreas de TICS conseguem seguir um modelo bimodal para entrega, contudo, essa é apenas uma tendência muito encontrada nos processos de reformulação ou reengenharia dos setores de TICS. Seja como for seu organograma, o importante é ter clareza que o que não pode acontecer é existir uma estrutura organizacional que seja burocrática demais e que trave o andamento de processos e entregas para as áreas de negócio.

Shadow IT como Ameaça e Oportunidade

Antes de mais nada, vamos definir corretamente o que é o Shadow IT:

Shadow IT é a utilização de ferramentas, soluções e/ou sistemas instalados diretamente por seus usuários, sem o conhecimento do departamento de TI.

Vamos exemplificar: imagine que o departamento jurídico da Secretaria de Estado decidiu utilizar um software para controle dos seus processos e acaba por contratar um sistema em nuvem, sem notificar a TI.

Onde os dados da empresa ficam alocados? Como é realizado o backup dessas informações? Que tipo de firewall está protegendo este sistema? Essas perguntas jamais são respondidas acarretando risco de perda ou vazamento de informações sigilosas da empresa. Temos aí o grande ponto da ameaça. Para lidar com essas ameaças, vejam alguns pontos importantes que podem se transformar em oportunidade.

Restrinja o acesso

 

É preciso que algumas aplicações tenham controle de acesso, para determinar quem pode acessar o que e impedir, eventualmente, que usuários possam instalar aplicações alheias à rotina. Além disso, é importantíssimo que a empresa deixe claro para seus colaboradores qual é sua política de TI mediante serviços e aplicações não permitidos. Outro fato essencial é a importância de analisar cada situação sem precipitações. Em alguns casos, o bloqueio pode não ser a abordagem mais adequada, e, sim, identificar a necessidade que levou o usuário a instalar tal aplicação, de modo a explicar e fazer que ele entenda quais os riscos de uma instalação de aplicativos à margem da TI pode causar.

Disponibilize alternativas/opções

Para entendermos essas alternativas, é importante entender primeiro um evento chamado BYOD – um acrônimo para Bring Your Own Device –, que é um novo modelo em que o funcionário não mais recebe o dispositivo móvel da empresa, mas, sim, um incentivo financeiro para que ele adquira um novo dispositivo móvel, de seu gosto e agrado, o qual passará ser parte integrante de seu dia de trabalho. Foi constatado que, quando o dispositivo móvel é do agrado e da escolha do funcionário, ele tem mais cuidado e entende que aquele dispositivo é seu, passando assim a ter mais zelo e trato pelo aparelho.

Com o crescimento do BYOD, muitos colaboradores acessam as aplicações e ferramentas de trabalho em qualquer lugar por meio de seus dispositivos móveis. Então, para que eles não procurem alternativas que fujam da TI da empresa, é preciso que ela dê o respaldo de soluções que atendam às necessidades dos usuários. A TI deve analisar quais as plataformas mais usadas pelos colaboradores, iOS ou Android, por exemplo, e fornecer alternativas para que eles possam trabalhar por intermédio de suas plataformas.

Priorize ameaças

É importante saber que nem todos os softwares ou aplicações que são utilizados “por fora” do controle da TI se enquadram como ameaças, por isso, é preciso priorizar o que realmente representa riscos para a organização. Fazer um registro objetivo e abrangente de identificação é uma alternativa, assim. você poderá tratá-los adequadamente, impedindo o acesso a esses serviços por meio da infraestrutura existente.

Faça o monitoramento da rede

Um grande passo para lidar com o Shadow IT é monitorar continuamente sua rede quanto à conexão de novos dispositivos, principalmente os desconhecidos, e sempre realizar uma comparação entre as varreduras; assim, é possível determinar todas as vezes que aparecem novas aplicações e novos recursos. Essa varredura pode e deve fazer parte da rotina empresarial como forma de segurança, pois permite reunir informações sobre os locais onde os novos dispositivos estão em sua rede e obter informações detalhadas sobre cada um eles.

Estabeleça políticas de BYOD

Com a aderência das empresas ao BYOD, algumas diretrizes precisam ser seguidas, principalmente quando se trata de segurança. Uma orientação é criar e compartilhar uma lista de aplicações previamente aprovadas, acomodando assim as necessidades das unidades de negócio e dos usuários. Isso tornará possível às unidades tomarem suas próprias decisões de compra com convicção de que esse novo serviço não causará riscos à segurança, bem como problemas de compatibilidade.

A Função Formal do Gerente de Contrato

A aquisição de determinado bem, serviço ou realização de obra devem ser executados de acordo com princípios e normas legais, sempre buscando eficiência administrativa, evitando-se prejuízos operacionais e desperdícios de recursos.

Ao gestor do contrato, que tem atribuições e responsabilidades formalmente regradas, é reservado papel da maior relevância nesse processo, principalmente em se tratando de obras e prestação de serviços de forma contínua.

A Lei de Licitações e Contratos (Lei Nº 8.666, de 21 de junho de 1993) dispõe que a “execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado” (art. 67, caput).

Em se tratando de objetos complexos, que exijam especialização, como obras de grande porte, a Administração tem a faculdade de contratar terceiros para acompanhar e fiscalizar a atividade (art. 58, III).

A disposição legal prevê a necessidade de controle efetivo e rigoroso, objetivando a perfeita execução do contrato. Com a designação do gestor do contrato pela autoridade competente, o servidor disporá de legitimidade para atuar na função mencionada, acompanhando sistematicamente o desenvolvimento do contrato, o que possibilita a intervenção incontinenti, para sanar eventuais irregularidades ou distorções.

Para efeito de transparência, a designação do gestor e do cogestor deverá se operar mediante registro nos autos próprios da contratação, por meio de formulário específico para tal finalidade, validado pela autoridade máxima da unidade administrativa. Proceder-se-á da mesma forma quando da exoneração do gestor e/ou do cogestor do encargo, com a designação de novo(s).

Cabe sublinhar que o “atesto” das notas fiscais é de extrema relevância, uma vez que a aposição da assinatura, atestando a realização dos serviços/entrega de materiais, configura o adimplemento de todas as obrigações pactuadas, em estrita consonância com as condições contratuais (preço, forma de execução, apresentação de relatório, se for o caso, etc.).

Atribuições do Gestor de Contrato

A adequada consecução do contrato está intimamente relacionada com o acompanhamento de sua execução. O gestor de contrato tem grande responsabilidade pelos seus resultados, devendo observar o cumprimento, pela contratada, das regras técnicas, científicas ou artísticas previstas no instrumento contratual.

De acordo com o art. 66 da Lei de Licitações e Contratos Administrativos, o contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, em conformidade com as cláusulas estabelecidas e as normas constantes da lei, respondendo cada qual pelas consequências de sua inexecução total ou parcial.

As atribuições expressas neste manual não se restringem aos termos de contratos e respectivos aditivos, compreendendo também a contratação firmada por meio da emissão de Nota de Empenho para compras e serviços.

A seguir, estão relacionadas as atribuições do gestor de contrato, de acordo com a natureza do objeto contratado.

Atribuições Relativas Aos Contratos de Aquisição de Bens ou Serviços

  1. manter-se atualizado sobre todas as alterações (termos aditivos) dos contratos sob sua gerência;
  2. verificar se o prazo de entrega, especificações e quantidades se encontram de acordo com o exigido pela Administração;
  3. zelar para que o início da prestação de serviços/entrega de material e de seu término estejam rigorosamente cobertos pela vigência do contrato;
  4. receber o material somente após a assinatura do contrato, quando houver, e não pela simples comprovação de existência de Nota de Empenho;
  5. formalizar termo de recusa de recebimento de equipamentos que apresentarem defeito durante os testes de conformidade e verificação ou quando as especificações técnicas estiverem diferentes das contidas na proposta ou em desacordo com a amostra apresentada pelo licitante;
  6. verificar se a entrega de materiais ou a prestação de serviços foi cumprida de acordo com as condições contratuais;
  7. emitir termos de recebimento provisório e definitivo, na forma prevista no contrato, e após a emissão do termo definitivo, retornar o processo à área competente para os devidos registros;
  8. informar ao superior imediato, com antecedência de N meses, o término da garantia do fabricante, visando à eventual contratação de empresa para manutenção de equipamentos (verificar qual a prática de seu departamento de compras);
  9. comunicar à autoridade competente eventual atraso na entrega/execução dos serviços e os pedidos de prorrogação de prazo;
  10. comunicar formalmente à autoridade competente irregularidades cometidas pela contratada passíveis de penalidade, na forma do § 2º do art. 67, da Lei 8666/93;
  11. conferir os valores constantes na nota fiscal com os da Nota de Empenho ou do instrumento contratual, bem como verificar a regularidade dos documentos que acompanham, obrigatoriamente, a Nota Fiscal, nos termos do contrato firmado ou substitutivo;
  12. atestar as notas fiscais (1ª via), por meio de formulários próprios gerados pela sua unidade de gestão de contratos;
  13. encaminhar à autoridade competente pedido de aditamento contratual, com vistas a acréscimos e/ou supressões (quantitativos e qualitativos), acompanhado das devidas justificativas;
  14. na hipótese de percepção prévia por parte do gestor acerca de provável impossibilidade de adimplemento do pactuado no prazo avençado e desde que tal fato possa decorrer de força maior, fato fortuito ou de fato da Administração, deverá o gestor diligenciar no sentido de instar a contratada a solicitar dilação do prazo contratual antes da expiração da vigência deste;
  15. agir de ofício, informando à área de compras, nos autos da contratação, acerca do interesse na prorrogação, o que deverá ocorrer no prazo de 6 (seis) meses antes do término da vigência do contrato. A partir da provocação formal por parte do gestor, a área de compras deverá dar início às rotinas de estilo, visando ao aditamento;
  16. caberá ao gestor acompanhar a rotina de aditamento, de forma que, em se verificando a desvantajosidade da prorrogação ou a inconclusão da pesquisa de mercado, deverá promover a emissão de relatório detalhado, no prazo mínimo de N meses antes da data de expiração da vigência do termo pactuado (verificar qual a prática de seu departamento de compras);
  17. compete ao gestor promover a emissão da solicitação contratação, em um prazo de N meses antes da data de expiração da vigência contratual, quando o contrato estiver para atingir o prazo máximo de 60 (sessenta) meses de vigência, estabelecido no art. 57, inciso II, da Lei nº 8.666/1993 (verificar qual a prática de seu departamento de compras);
  18. na hipótese de ter sido verificada de ofício, pelo gestor, a desvantajosidade da prorrogação contratual, em face de desinteresse da Administração ou em razão de um fato superveniente que imponha alterações contratuais não admitidas por meio de aditamento, caberá ao gestor promover a emissão da solicitação de contratação, em um prazo mínimo de N meses antes da data de expiração da vigência contratual, visando substituir o contrato em vigor (verificar qual a prática de seu departamento de compras);
  19. os prazos indicados nas letras “o”, “p” “q” e “r” deverão ser rigorosamente cumpridos. No caso de inobservância deles, deverão ser formalmente apresentadas, no respectivo processo, as devidas justificativas;
  20. informar ao departamento de compras, imediatamente após o término da vigência do contrato, a existência ou não de pendências para fins de encerramento dos compromissos financeiros;
  21. informar ao superior imediato sobre eventual alteração na sua lotação, a fim de que os contratos sobre sua responsabilidade sejam transferidos para outro gestor, possibilitando ao departamento de compras proceder aos registros relativos ao novo gestor;
  22. exercer controle eficaz das horas extras trabalhadas, indicando, expressamente, nos autos competentes, a motivação para a ocorrência de eventos dessa natureza.

Responsabilidades do Gestor de Contrato

Atribuir ao servidor de unidade diretamente interessada no serviço prestado por terceiros responsabilidade pelo acompanhamento do contrato é medida de eficiência administrativa, pois descentraliza e agiliza atos e procedimentos.

O gerenciamento de recursos públicos é matéria das mais relevantes e mereceu enfoque específico na Constituição Federal de 1988. O parágrafo único do art. 70, com a redação dada pela Emenda Constitucional nº 19, de 04 de junho de 1998, estabelece:

Art. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder.

Parágrafo Único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.

Constata-se a abrangência da competência da Corte de Contas a todos que, direta ou indiretamente, concorram, mesmo sem intenção, para ocorrência de dano ao erário. É nesse contexto que a atuação do gestor de contrato é imprescindível para que o “atesto” reflita a execução perfeita, em estrita observância às cláusulas editalícias e contratuais.

A Lei 8.666/93 disciplina:

Art. 92. Admitir, possibilitar ou dar causa a qualquer modificação ou vantagem, inclusive prorrogação contratual, em favor do adjudicatário, durante a execução dos contratos celebrados com o Poder Público, sem autorização em lei, no ato convocatório da licitação ou nos respectivos instrumentos contratuais, ou, ainda, pagar fatura com preterição da ordem cronológica de sua exigibilidade, observado o disposto no art. 121 desta Lei: . (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 08/06/94) Pena – detenção, de dois a quatro anos, e multa. (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 08/06/94)

Parágrafo único. Incide na mesma pena o contratado que, tendo comprovadamente concorrido para a consumação da ilegalidade, obtém vantagem indevida ou se beneficia, injustamente, das modificações ou prorrogações contratuais.

O servidor, por força de atribuições formalmente estatuídas, tem particulares deveres que, se não cumpridos, poderão resultar em responsabilização civil, penal e administrativa. A Lei 8.112, de 11 de dezembro de 1990, em seu art. 127, prevê as penalidades disciplinares a serem aplicadas aos servidores pelo exercício irregular de atribuições a eles afetas, que são:

  1. advertência;
  2. suspensão;
  3. demissão;
  4. cassação de aposentadoria ou disponibilidade;
  5. destituição de cargo em comissão;
  6. destituição de função comissionada.

As sanções administrativas poderão cumular-se com as sanções civis e penais, sendo independentes entre si.

A Lei 8.112/90 dispõe sobre a matéria:

Art. 122. A responsabilidade civil decorre de ato omissivo ou comissivo, doloso ou culposo, que resulte em prejuízo ao erário ou a terceiros.

§ 1º A indenização de prejuízo dolosamente causado ao erário somente será liquidada na forma prevista no art. 46, na falta de outros bens que assegurem a execução do débito pela via judicial.

§ 2º Tratando-se de dano causado a terceiros, responderá o servidor perante a Fazenda Pública, em ação regressiva.

§ 3º A obrigação de reparar o dano estende-se aos sucessores e contra eles será executada, até o limite do valor da herança recebida.

Dessa forma, a gestão compartilhada por toda a Administração deve ser cumprida com competência e responsabilidade.

A Administração do Tribunal de Contas da União tem convicção de que pode contar com a dedicação de seus servidores na execução dessas tarefas que têm por objetivo a busca de mais eficiência e transparência na aplicação de recursos públicos.

Vedações ao Gestor de Contrato

É vedado ao fiscal praticar atos de ingerência na administração da contratada, tais como:

  1. exercer o poder de mando sobre os funcionários da contratada, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o objeto da contratação prever o atendimento direto, tais como nos serviços de recepção e apoio ao usuário;
  2. direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas contratadas;
  3. promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função específica para a qual o trabalhador foi contratado;
  4. considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens;
  5. negociar folgas ou compensação de jornada com os funcionários da contratada;
  6. manter contato com o contratado, visando obter benefício ou vantagem direta ou indireta, inclusive para terceiros.

Na hipótese de ingerência de terceiros no trabalho do gestor, com constrangimento e impelindo-o a burlar as regras de vedação acima descritas, este deverá formalizar a matéria para exame e adoção das medidas pertinentes por parte da alta Administração.

Disposições Gerais

  1. Considerando que exercer rigorosamente o controle sobre a vigência dos contratos administrativos é responsabilidade primária do gestor, a Administração poderá instaurar procedimento de apuração de responsabilidade na hipótese de soluções de continuidade de serviços essenciais, em razão de riscos em potencial a que seja submetida a Instituição ou em decorrências de prejuízos concretos.
  2. Caberá ao gestor demandar, formalmente, a Administração, por qualquer meio de comunicação válido, sempre que verificada qualquer situação que ponha em risco a continuidade dos serviços, independentemente de medidas concretas que já tenham sido adotadas pelo servidor no sentido de evitar a solução de continuidade da contratação.
  3. Compete ao dirigente máximo da unidade requisitante da contratação, nos termos do caput do art. 67, a designação do gestor do contrato, que deverá ter ciência formal de suas responsabilidades e atribuições, definidas em lei e neste manual, registrada no âmbito do procedimento da contratação.
  4. O servidor designado para fiscalização de contratos deverá ser capacitado e orientado para o exercício de suas funções, por meio de ciência prévia e formal dos dispositivos legais que regem a matéria.

A Recusa do Encargo

Vimos que a Administração deve nomear funcionários para as tarefas de fiscalização e de recebimento do objeto do contrato. Também está claro que esses agentes passam a ter uma imensa responsabilidade, inclusive de ordem pecuniária, na medida em que podem ser responsabilizados por danos ao erário, respondendo a processos de tomada de contas especial (e disciplinar) e tendo verbas descontadas em folha de pagamentos para a reparação do prejuízo.

Quem quer correr esse risco? É natural que funcionários, então, questionem a legitimidade do encargo. Eles são obrigados a desempenhar essas tarefas?

Quando o servidor – ou empregado público – prestou concurso, não o fez, certamente, para essas funções. Ninguém se inscreveu em um concurso para ser fiscal de contrato.

“A omissão do funcionário encarregado para o ofício – ou o incorreto cumprimento da tarefa – pode gerar dano ao erário. Neste caso, além da responsabilidade no plano disciplinar, por exemplo, ele sofrerá as consequências civis, atraindo para si o dever de reparar o prejuízo.”

A questão, entretanto, está resolvida há décadas por manifestação do antigo Departamento Administrativo do Serviço Público (DASP/TCU):

“A designação para fazer parte de Comissão de Inquérito constitui encargo obrigatório. As escusas que assumem cunho pessoal e consideram a situação dos funcionários, passivamente envolvidos no processo, revelam falta de noção de cumprimento do dever a ausência de espírito público, que impede o servidor o não se isentar de missões espinhosas, exigidas pelo imperativo de moralidade administrativa.”

Nesse expediente, o DASP referia-se à obrigação de compor comissão de inquérito. O raciocínio é o mesmo. Trata-se de obrigação adicional, mas que se integra ao elenco dos compromissos dos agentes públicos. Então, não há, nesse prisma, possibilidade de recusa.

A recusa do funcionário, entendemos, somente poderá ocorrer nas seguintes hipóteses:

Há quem queira recusar por acúmulo de serviço na atividade principal. Sobre isso, o DASP também se pronunciou:

“Quanto a outros interesses do serviço, cumpre à autoridade competente apreciá-los previamente, não cabendo ao funcionário designado fazer a invocação dos mesmos, para exonerar-se do encargo”.

Essa matéria é tão pouco tratada – e gera tantas confusões – que acreditamos oportuno o seu esclarecimento. Dessa forma, tanto autoridades como funcionários ficam devidamente resguardados.

Este conteúdo é uma compilação de diversos manuais de gestores de contrato de serviços públicos e do Tribunal de Contas da União, consulte se sua secretaria ou se a administração central do seu Estado tem seu próprio manual e verifique se ele pode ter itens mais restritivos que os presentes nesta compilação.

Ciclo de Vida dos Contratos

Agora que vimos a existência de uma tratativa legal quando temos um contrato sob nossa responsabilidade, vamos avaliar os principais pontos de contato e atenção quando vamos fazer esse acompanhamento.

Grupo de Trabalho para Acompanhamento do Contrato

O primeiro ponto de atenção a ser destacado no processo do ciclo de vida do contrato é que, mesmo havendo um gestor e um cogestor para o contrato, é aconselhável que seja criado um grupo de trabalho para acompanhamento. O gestor tem essa prerrogativa, e esse tipo de departamentalização faz com que haja com compartilhamento das responsabilidades que, como apresentadas anteriormente, não são pequenas, não fiquem todas centralizadas em uma única pessoa e, ao mesmo tempo, deixem todos os envolvidos informados dos passos e decisões tomadas.

Vale observar que a área de TICS é uma área meio, logo, a maioria das suas aquisições são sempre para atender às áreas fins, às vezes, uma área específica quando se pensa em um sistema para controle de processos do jurídico, às vezes, para atender a toda uma unidade governamental quando se pensa em algo mais genérico, como uma atualização das estações de trabalho. Essas áreas que serão beneficiadas com essa aquisição, que será gerenciada pela área de TICS, devem ser parte integrante desse grupo de trabalho temporário e sempre ter conhecimento do andamento do contrato em detalhes.

Recebimento da Aquisição ou Serviço

Uma vez definido o grupo de trabalho que acompanhará o projeto, o próximo passo é se preparar para o início das atividades. Todo contrato de aquisição ou serviço prevê um determinado tempo entre a assinatura do contrato e o início das atividades, e nesse intervalo deve haver um planejamento interno para verificar se há condições adequadas para que tudo seja realizado apropriadamente. Nesse momento, é aconselhável que o grupo de trabalho se reúna com o fornecedor para uma preparação oportuna para o recebimento da aquisição ou serviço.

Sim, há de se falar em recebimento de serviço, pois há a necessidade de preparo prévio para que o serviço contratado seja prestado de acordo com as regras que estão previstas no edital. Imaginem um cenário no qual está esperado um desenvolvimento de sistema, há a necessidade de presumir credenciais de acesso, espaço de trabalho, apresentação de credenciais e qualificações (em casos em que o edital prevê que o foco de comunicação será exercido por um profissional com competências específicas, essas competências devem ser apresentadas no momento do início das atividades). Vale observar que a ausência de informação do contratante ou ainda a impossibilidade da contratada de executar algo previsto em contrato por conta exclusiva de pendência da contratante pode acarretar penalizações para o órgão público, por isso, é fundamental pensar, sim, em recebimento de serviço como a inicialização da jornada da prestação do serviço, a preparação do ambiente de trabalho.

Quando se fala na reunião inicial para um contrato de aquisição de produtos, é fundamental a solicitação da lista de material para verificação de recebimento. As soluções tecnológicas hoje em dia são compostas de diversos componentes que podem ou não ser entregues de uma única vez. A sua conferência é uma atividade extremamente complexa quando falamos de soluções modulares que serão todas montadas nas dependências da contratante. Em experiencias passadas, houve caso de receber mais de uma centena de caixas para um conjunto de servidores blades (em tese, poucas peças físicas, afinal, eram apenas oito peças grandes) em um único enclosure, contudo, no momento da entrega, houve mais de 60 volumes detalhados e separados de componentes a serem entregues; e sem uma lista prévia, portanto, é impossível fazer o recebimento.

No caso de aquisição de material, outro problema a pensar é a questão de logística. Estamos, sim, tratando aqui de questões físicas mesmo, como dimensões exageradas. Por exemplo, existem casos em que a solução já vem montada, em um rack com altura elevada, ou em embalagem superprotegida e que não vai entrar em seu elevador ou passar pela porta de entrada da sala de seu datacenter. Pense ainda naquela aquisição de mil estações de trabalho para fazer uma atualização geral da SES: onde armazenar mil caixas de CPU e mil caixas de monitor? Onde deixar o material antigo que está sendo retirado?

Esses são itens que deveriam ter sido pensados no momento do edital, mas é sempre importante voltar a pensar neles neste momento. Essa reunião de alinhamento com o fornecedor tem a função de deixar todos os presentes se conhecendo, montar um plano para recebimento do bem adquirido ou um plano para início das atividades, reforçar a data limite dessa entrega/início como consta no edital e deixar claro que esse contrato tem gestor e que esse gestor tem um grupo que o acompanha.

Vencida a reunião inicial, o próximo passo ainda na etapa de recebimento é o próprio recebimento. Este tem um rito próprio no que diz respeito aos bens adquiridos, já que, normalmente, ele é o marcador de recebimento (aceite) do cliente. Verifique se a sua organização tem um documento específico para aceite de recebimento e o utilize; caso ele não exista, o que é bem pouco provável, vale a pena pesquisar no governo estadual a existência de um.

O termo de recebimento é um documento muito importante, especialmente para os fornecedores, uma vez que é por ele que alguns fabricantes, especialmente as multinacionais que fazem operação no Brasil, marcam que o produto pode, enfim, entrar na contabilidade como um item finalizado. Vale observar aqui a diferença entre o fabricante do equipamento e a revenda que o está atendendo e que fará o processo de integração. Nesse caso específico, o documento de recebimento é fundamental para o fabricante que entende que após a entrega completa, ou seja, a emissão do termo de recebimento definitivo, a relação dele com o integrador está finalizada e que agora é uma atividade do integrador colocar tudo em operação.

Esse termo de recebimento definitivo deve levar em consideração se o material está em concordância com a especificação técnica solicitada. Essa conformidade pode ser de difícil verificação em função da complexidade do projeto. Assim, podem então ser emitidos termos de recebimento parciais e temporários, solicitados ao integrador, que validem que todo material recebido está realmente em conformidade com o que estava sendo esperado.

Existem casos em que realmente há problemas de recebimento. É nessa hora que uma inspeção detalhada deve defender o serviço público de materiais de baixa qualidade, como casos nos quais rolos de cabos blindados de 300 metros são comprados e são entregues em rolos de 250 metros. Obviamente, o fornecedor não contava com a paciência e com a perseverança do grupo de trabalho em medir uma caixa da amostra, para verificar e autuar a empresa, deixando-a impedida de fornecer ao serviço público por um período.

Havendo inconformidade com o serviço prestado ou aquisição nessa etapa inicial, elabore seu relatório de recebimento, apresente ao grupo de trabalho em uma reunião extraordinária e encaminhe com a maior brevidade para o departamento de compras, para que se siga o rito administrativo necessário para esse caso. Observa-se que o rito pode variar de caso a caso, e é necessário orientação da equipe de compras.

Pagamentos Recorrentes ou Entregas Definidas

Existem contratações que preveem entregas parciais ou pagamentos intermediários, observando que, geralmente, o pagamento se dá na entrega final do projeto ou do serviço.

Caso o processo licitatório admita esses pagamentos por objeto entregue ou por recorrência, é fundamental que toda a documentação que comprove a entrega parcial (ou que deixe claro que o fluxo da recorrência foi atingido) seja juntada, para que fique claro que o objeto do certame foi executado a contento do ente público.

Essa documentação deve ser avaliada por todo o grupo de trabalho de forma que a concordância deve ser geral para sequência no fluxo de pagamento. Vale observar que, por vezes, apesar do contrato ser tipicamente de TICS, a sua execução está na área finalística, então a opinião e o seu parecer são vitais para o prosseguimento.

Aceite e Término das Atividades

Constitui a entrega e o recebimento do objeto em uma das etapas finais da execução dos contratos administrativos. O recebimento do objeto contratual pela Administração se dará, segundo previsão legal, de forma provisória ou definitiva.

Provisório é o recebimento que se efetua em caráter experimental, em um período determinado, no qual se verifica a perfeita adequação do objeto entregue às especificações contratadas, bem como a sua qualidade. Durante o período do recebimento provisório, ficam retidas as garantias oferecidas à execução do contrato.

A regra é o recebimento definitivo. Assim, deve o recebimento provisório ser previsto expressamente no edital e no contrato, sendo, igualmente, registrado no termo de recebimento respectivo. Transcorrido o prazo do recebimento provisório sem impugnação do objeto pela Administração, converte-se o recebimento provisório em definitivo.

Em todo caso, nos termos do § 2º do art. 73 da Lei nº 8.666, o recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil do contratado pela solidez e segurança da obra ou do serviço, a responsabilidade ético-profissional pela adequada execução do objeto, nos termos estabelecidos na legislação civil aplicável ou no instrumento contratual. Pode ocorrer até eventual responsabilidade penal do contratado na hipótese de culpa ou dolo na execução do contrato que venha causar lesão a terceiros.

Uma vez recebido definitivamente o objeto do contrato, deve a Administração restituir ao contratado as garantias prestadas, atualizadas monetariamente, se em dinheiro.

Apesar de não estar mais vigente, a Lei 16.920/10, Lei de Licitações do Estado de Goiás – Goiás: Lei nº 16.920, de 08 de fevereiro de 2010 (revogada pela Lei nº 17.317, de junho de 2011 e substituída pela Lei nº 17.928, de 27 de dezembro de 2012) –, que complementava e detalhava o disposto no  art. 73 da Lei nº 8.666, apresentava orientação ainda válida aos gestores de que, quando executados os contratos, seu objeto deveria ser recebido:

I – em se tratando de obras e serviços:

  1. a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo circunstanciado, firmado pelas partes, em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado, com a duração máxima de 90 (noventa) dias do período de provisoriedade;
  2. b) definitivamente, em razão de termo circunstanciado emitido por servidor ou comissão designada pela autoridade competente, assinado pelas partes, após o decurso de prazo de observação ou de vistoria.

II – em se tratando de compras ou locação de equipamentos:

  1. a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação, pelo prazo máximo de 15 (quinze) dias do período de provisoriedade;
  2. b) definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação.

O recebimento deveria ser feito mediante termo circunstanciado. Era, facultada a emissão de simples recibo somente em alguns casos (gêneros perecíveis, serviços profissionais e obras e serviços, exceto os de engenharia, até o valor previsto para a modalidade de convite), desde que não fossem aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos a verificação de funcionamento e produtividade.

Já o recebimento definitivo de obras, compras ou serviços, cujo valor do objeto fosse superior ao limite estabelecido para a modalidade de convite, deveria ser confiado a uma comissão constituída por, no mínimo, 03 (três) membros, dos quais dois terços deveriam ser servidores efetivos.

No caso de ensaios, testes ou demais provas exigidas por normas técnicas oficiais para a boa execução do objeto do contrato, estes devem correr por conta do contratado, salvo disposição em contrário constante do edital ou ato normativo (art. 75 da Lei nº 8.666).

Deve a Administração rejeitar, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento em desacordo com as condições pactuadas (art. 76 da Lei nº 8.666).

Fora os aspectos legais do processo de recebimento de um contrato, há ainda diversos e fundamentais processos técnicos que devem ser apreciados com muita atenção:

Garantia

Todo produto ou serviço vem acompanhado de um período de garantia. Esse período é aquele no qual, conforme especificado em edital, o fabricante, ou um agente por ele indicado, é responsável por manter a qualidade geral do produto o serviço que foi entregue à Administração. Entender como essa garantia funciona é fundamental, pois, em diversos casos, essa garantia será acionada durante a vigência do contrato, observando que, em caso de equipamentos de maior valor e maior criticidade, é recomendável que o formato de contratação dessa garantia seja em tempo de solução, e não em tempo de atendimento.

Outro ponto importante também no item de garantia é a verificação do término do período da garantia. Alguns equipamentos ainda estão úteis mesmo após seu tempo de garantia ter finalizado, neste caso, é possível haver um certame apenas para a garantia, mas verifique se há compensação econômica, pois não é raro o custo da garantia estendida ser próximo de equipamentos mais novos e atualizados.

Comunicação

Uma das etapas primordiais durante o término das atividades é estabelecer os canais de comunicação futura. Observe que, após o aceite final, é comum que a equipe técnica se retire de suas dependências; e agora sua aquisição, seja ela um bem ou um serviço, está sob sua total tutela. É sempre importante ter em mente um plano de contingência caso ocorra algum problema, esse plano deve prever desde quem deve ser acionado no caso de uma falha até montar uma rotina de execução extrema, em que o bem ou serviço é eliminado efetivamente da rotina diária.

Fluxograma de Aceite e Término das Atividades

 

Resumo – Principais Pontos de Atenção