Segundo Vecina Neto e Reinhardt Filho (2002, p.1), o objetivo básico da administração de materiais consiste em colocar os recursos necessários ao processo produtivo com qualidade, em quantidade adequada, no tempo correto e com menor custo.
A Instrução Normativa n. 205, de 8 de abril de 1988, do então Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado (Mare), define material como designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matéria–prima e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independentemente de qualquer fator, bem como aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamento, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.
Existem três fatores que auxiliam na distinção entre os materiais permanentes e os materiais de consumo, quais sejam: estabilidade, durabilidade e produtividade. Um bem se caracteriza como material permanente se for estável ou imutável por um período razoável de utilização, se tiver durabilidade provável superior a dois anos e se for produtivo, isto é, auxiliar na produção de um bem ou serviço dotado de valor econômico (sem a ele se incorporar de modo a perder a individualidade). Do contrário, este se constitui em material de consumo.
Materiais de consumo são produtos que podem ser armazenados ou que são consumidos, imediatamente, após a sua chegada como por exemplo, os medicamentos, os insumos para saúde, alimentos, material de escritório, de limpeza, de conservação e reparos, de uso cirúrgico, de radiologia, de laboratório, reagentes químicos, vidraria, etc. Compõem o grupo dos materiais considerados permanentes, os equipamentos médico-hospitalares, mobiliário, veículos e semelhantes. Os medicamentos, devem ter um tratamento diferenciado devido a sua importância estratégica para as ações de saúde, garantindo um gerenciamento mais específico, com monitoramento regular de estoques.
Essa conceituação é importante no âmbito da classificação das despesas quanto a sua natureza. O elemento de despesa de código 3000 é usado para a classificação das despesas com materiais de consumo e código 4000 refere-se aos materiais permanentes.
A gestão de materiais está estreitamente relacionada com a gestão de compras. O levantamento das necessidades de saúde equivale ao levantamento dos recursos necessários ao atendimento delas. Assim como as fábricas necessitam de equipamentos e matérias-primas, a área de saúde necessita de insumos ou materiais básicos, medicamentos, equipamentos médicos, recursos de informática – máquinas e softwares, estruturas de logística e outros, para serem utilizados em ações e serviços de atenção primária, de média e alta complexidade, de urgência e de emergência etc. Por isso, não mais se denominam, simplesmente, recursos materiais, mas se refere a uma gama maior: a logística e, por extensão, recursos logísticos de armazenagem, monitoramento de estoques e distribuição.
As estimativas de necessidades de material no SUS dependem da análise da população a ser atendida por determinado serviço, em suas efetivas necessidades, combinada com avaliação da capacidade dos serviços e sua demanda efetivamente verificada. Essas três variáveis são estudadas à luz dos dados epidemiológicos, séries históricas e projeções. É um trabalho complexo que demanda a avaliação/análise de especialistas e orienta a tomada de decisão quanto às compras ou melhoria de condições de armazenagem e/ou distribuição.
Todo gestor envolvido com planejamento e execução das ações, orçamento e execução orçamentária e financeira necessita mensurar os estoques de materiais ou recursos logísticos existentes. Com base nas ações mensuradas e no dimensionamento da rede de prestações de serviços, projetará a quantidade ideal de materiais, bens e serviços que devem ser adquiridos. Tal tarefa é primordial e indicará o norte da gestão administrativa e financeira. Vecina Neto e Reinhardt Filho (2002, p.2) entendem que uma das maiores dificuldades da administração de materiais reside na distância entre o processo produtivo e os sistemas de apoio, bem como o aspecto conflitante entre interesses diversos de vários atores envolvidos nesse processo, entre eles: o usuário, a área econômico-financeira e os fornecedores.
A elaboração de um catálogo de materiais com padronização, especificação, e classificação é imprescindível para a gestão de material. Segundo Vecina Neto e Reinhardt Filho (2002, p.7), o catálogo de materiais é o elo entre a proposta assistencial e o sistema de apoio, sendo adequada a participação de todos os setores que tomam parte do processo produtivo, tanto na sua construção como na atualização. Pode consultar e conhecer o CATMAT – catálogo para o SUS, no endereço eletrônico: http://portalsaude.saude.gov.br/index.php/o-ministerio/principal/secretarias/se/se-desid/catalogo-de-materiais
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Publicação da Escola Nacional de Administração Pública – Enap – Gestão de Materiais/Renato Ribeiro Fenili, Brasília, 2015. Disponível em http://www.enap.gov.br/documents/52930/707328/Enap+Did%C3%A1ticos+-+Gest%C3%A3o+de+Materiais.pdf/76d26d48-37af-4b40-baf1-072a8c31236a