Modele contrat management de transition

4. créer un plan de gestion de transition – considérez et documentez tous les facteurs impliqués dans la transition planifiée, y compris: planification de la transition de contrat — adresse le plan pour la transition d`un fournisseur de services existant à un nouveau fournisseur de services ou type de contrat et le plan pour s`assurer que les articles, les biens ou les renseignements fournis par le gouvernement sont comptabilisés. (Le prestataire de services existant est responsable de la conciliation des écarts.) Inclure les stratégies de transition, les calendriers et l`identification des personnes chargées de faciliter une transition en douceur. 2. définir les responsabilités – le succès de la transition dépend de rôles et de responsabilités clairement définis et communiqués. Une matrice d`assignation de responsabilité (RAM) et un calendrier, peuvent organiser de nombreuses parties en mouvement en décrivant clairement les étapes nécessaires, qui est responsable, et le calendrier et les objectifs pour le démarrage et l`arrêt de ces tâches. Une RAM aide également les transitions en informant les estimations pour terminer le travail restant et repositionner les ressources d`une équipe actuelle à la prochaine pour maximiser la couverture de portée. Voir un exemple de matrice d`affectation des responsabilités à la page 18 du guide Integrity-GovLoop: relever les défis complexes auxquels est confronté le professionnel de l`acquisition d`aujourd`hui. La transition dans les affaires d`externalisation est une phase clé et complexe. Une transition efficace minimise les problèmes survenant pendant l`état d`équilibre initial et aide également à amorcir le «bruit» qui se pose invariablement. Il assure la confiance dans la capacité du fournisseur à fournir des services et des gains de buy-in des parties prenantes. 5. transition des titulaires – clarifier et communiquer l`importance de la rétention des titulaires pour le succès continu du projet.

Les entrepreneurs peuvent alors proposer une stratégie à plusieurs volets pour retenir les titulaires par le biais de méthodes telles que: de nombreuses organisations ont un bureau de gestion de programme (PMO) robuste pour exécuter leur processus de transition-mais cela ne peut pas fonctionner efficacement si le contrat sous-jacent ne ne couvrent pas adéquatement les responsabilités de toutes les parties concernées. Un calendrier de transition complet et robuste garantira que le PMO a les connaissances et la compréhension nécessaires pour gérer la complexité du programme. La transition réussie des contrats oblige les parties prenantes à considérer la transition comme un projet lui-même. Par exemple, lorsque notre organisation a été confrontée au défi de répondre aux ordres de tâche dans tout le pays en quelques jours, nous avons appliqué des méthodes et des pratiques de gestion de projet pour surmonter ces défis avec succès. L`utilisation d`outils et de pratiques exemplaires, tels qu`un plan de gestion de projet (axé sur la transition) et une RAM avec des lignes de communication clairement définies, feront l`examen initial et les décisions sur les exigences, les rôles et la mesure du rendement. Les approches de transition varient autant que les entreprises qui les achètent et les fournissent. Il n`y a pas de normes nationales ou internationales en ce qui concerne ce processus. Il existe cependant des normes actuelles d`orientation de la gestion des installations ISO en cours d`élaboration qui abordera les approches globales communes des ententes stratégiques d`approvisionnement et de gestion des installations. Les échéanciers et les budgets soufflés, les services qui «disparaissent» et les niveaux de service qui chutaient-obtenez votre droit contractuel d`éviter le champ de mines d`externalisation complexe et à haut risque! Cet article montre comment la passation de contrats robustes lors de l`externalisation des technologies de l`information (TI) ou des processus de soutien aux entreprises de votre organisation peut maintenir votre transition et vos coûts sur la bonne voie.

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