A Lei nº 8.666/1993, que estabeleceu normas gerais sobre licitações e contratos da Administração Pública no âmbito dos Poderes da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, dispôs, em seu art. 67 que “a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição”.
O gestor do contrato deve ser preferencialmente servidor público efetivo, e deve estar familiarizado com o objeto do contrato. A designação do gestor de contrato deve dar-se por portaria do Secretário de Saúde ou seu representante, por ocasião do início do procedimento licitatório, para que o gestor possa acompanhar a elaboração do edital no qual serão estabelecidos os critérios de execução, fiscalização e avaliação do cumprimento do contrato.
Dentre as atribuições do Gestor de contratos destacamos: participar da elaboração do termo de referência, acompanhar o processo licitatório, cuidar do reequilíbrio econômico-financeiro, dos incidentes relativos a pagamentos, das questões ligadas à documentação, do controle de prazos de vencimento, de prorrogação do contrato, e da comunicação para abertura de nova licitação à área competente, antes do fim da vigência com antecedência razoável. Deflagrar e conduzir os procedimentos de finalização à Contratada, com base nos termos Contratuais, sempre que houver descumprimento de suas cláusulas por culpa da Contratada, acionando as instâncias superiores e/ou os Órgãos Públicos competentes quando o fato exigir. É um serviço gerencial e não operacional.
O fiscal de contratos tem a função operacional de acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, relatando os fatos à autoridade competente; anotar as ocorrências em registro próprio (livro de ocorrência); e determinar a regularização de faltas ou defeitos observados; receber e atestar a nota fiscal, elaborar relatórios semanais da prestação de serviços, acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais, acompanhar em campo os serviços e o recebimento de documentos, estabelecer com a contratada comunicação formal, na forma escrita, com teor claro e objetivo, principalmente nos casos em que haja descumprimento das cláusulas contratuais. » Comunicar previamente à área responsável pela gestão do contrato as ocorrências não solucionadas com a contratada após a solicitação formal, e que requerem tomada de providências e viabilizar mecanismos de controle. (Conass, 2011).
É importante frisar, que a falha de fiscalização poderá acarretar responsabilização do fiscal e/ou gestor de contratos.
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