Premissas para execução satisfatória dos contratos da administração pública:
- Para que se possa exigir o cumprimento contratual, necessitamos estar documentalmente amparados. O histórico do contrato é importantíssimo neste momento, uma vez que sem os registros fica impossível tomar qualquer atitude com relação às empresas inadimplentes.
- O sucesso da gestão de contratos depende da capacidade de prever, coordenar, controlar e avaliar as ações e corrigir os desvios encontrados.
- O controle dos contratos firmados é de fundamental importância para o desenvolvimento das atividades dos fiscais, bem como para evitar prejuízos à Administração em geral.
Não se deve confundir gestão com fiscalização de contrato. A gestão é o serviço geral de gerenciamento de todos os contratos; a fiscalização é específica. Segundo o Art. 67 da Lei n. 8.666/1993, o contrato deverá ser acompanhado e fiscalizado por um representante da Administração especialmente designado como Fiscal do Contrato, sendo permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.
Destaca-se o tom imperativo na frase “A execução do contrato deverá ser …” impondo, com isto, uma obrigação, um dever além de “…acompanhada e fiscalizada…”. Aqui foi conferida ao representante da Administração, duas atribuições (i) Acompanhar significa estar ao lado, i.e., presenciar o andamento dos trabalhos na fase de execução. Assim, o fiscal deverá montar um cronograma, um método, um sistema, de sorte a marcar presença, em momentos certos, junto à obra, serviço, ou linha de produção; (ii) Fiscalizar tem o sentido de fazer diligências junto ao preposto do contratado, recomendar medidas saneadoras, fazer os devidos registros e comunicar aos gestores os casos de infração, suscetíveis de aplicação de pena pecuniária ou de rescisão contratual.
O trabalho desempenhado pelo fiscal de contrato é um trabalho fundamental, tendo em vista que ele será os “olhos” da Administração na execução de cada contrato. Caberá ao fiscal o controle dos serviços prestados, a interlocução com a empresa contratada e, em caso de imperfeições contratuais, deverá o fiscal viabilizar o envio de ofícios à contratada, exigindo melhorias.
É tarefa do fiscal também o atesto das notas fiscais, ratificando que os serviços foram prestados dentro das regras previamente acordadas. Estas orientações visam facilitar a atividade de fiscalização dos contratos firmados entre o órgão e seus diversos contratados, propiciando a uniformização dos procedimentos e a divulgação de informações úteis, inerentes a esta atividade.
Fiscalizar a execução contratual não é apenas uma atividade formal. Implica a garantia de que o serviço será prestado conforme o contratado. Uma boa atuação do fiscal poderá maximizar os resultados da prestação do serviço, garantindo maior qualidade e menores custos, e principalmente minimizando prejuízos oriundos de uma fiscalização inadequada.
Para uma perfeita fiscalização do contrato, o fiscal necessariamente deverá viabilizar mecanismos de controle, para que, ao receber a Nota Fiscal cobrando o serviço prestado, ele saiba se aquele serviço foi realizado corretamente, dentro do previsto. Para isto, a forma mais utilizada nas fiscalizações de contratos são os registros semanais, que nada mais são do que as ocorrências mais relevantes durante cada semana do mês, que posteriormente subsidiarão o Relatório Mensal. O Relatório Mensal é a síntese de todas as ocorrências do mês, sejam elas negativas ou positivas. Se o contrato correr dentro da normalidade durante o mês, o fiscal deverá elaborar o Relatório Mensal relatando que a execução dos serviços contratados fluiu dentro da normalidade acordada entre as partes.
Entretanto, se a empresa contratada ferir cláusulas contratuais, ela deverá ser previamente autuada por um ofício relatando as imperfeições, solicitando a imediata normalização; estas ocorrências deverão ser relatadas no Relatório Mensal e, dependendo da gravidade, poderão propiciar descontos na fatura apresentada. O ofício endereçado à contratada deverá ser sucinto e objetivo, e nele constarão a falha identificada, a cláusula contratual infringida, a solicitação de imediata regularização do equívoco, prazo para que se viabilize tal regularização e, finalmente, a solicitação de manifestação da empresa quanto aos fatos, garantidos à contratada os princípios constitucionais do “contraditório e ampla defesa”.
Os registros diários do fiscal é que embasarão o Relatório Mensal e o Atesto da Nota Fiscal; com esta ferramenta, o fiscal efetuará o atesto com maior segurança, pois o Relatório Mensal conterá todos os subsídios que o levaram a crer que o serviço prestado atendeu o esperado. Importante ressaltar que o Atesto só deverá ser efetivado em caso de perfeita execução do contrato.
O fiscal do contrato deve ter consciência das responsabilidades decorrentes da fiscalização contratual, inclusive das penalidades a que está sujeito pela omissão ou cumprimento incorreto da tarefa para qual foi designado. É necessário que, para todas as irregularidades encontradas, as providências sejam tomadas e os resultados alcançados sejam anotados em registro próprios (registro semanal), pois a falta das formalidades previstas impede a rescisão contratual, mesmo que haja motivo para tal atitude.
Vale ressaltar que o fiscal omisso, que não fez os registros necessários e nem as comunicações devidas, atrai a responsabilidade para si de qualquer irregularidade existente no contrato.
Instruções gerais aos fiscais de contratos:
» Conhecer o objeto do contrato e verificar se os serviços prestados estão dentro das especificações existentes no texto contratual.
» Encaminhar relatórios mensais dos serviços prestados a área responsável pela gestão do contrato.
» Conhecer o objeto da contratação e o contrato em si.
» Acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais.
» Estabelecer com a contratada comunicação formal, na forma escrita, com teor claro e objetivo, principalmente nos casos em que haja descumprimento das cláusulas contratuais.
» Comunicar previamente à área responsável pela gestão do contrato as ocorrências não solucionadas com a contratada após a solicitação formal, e que requerem tomada de providências.
» Manter um arquivo próprio com cópia do contrato, com as responsabilidades do fiscal, e com outros documentos complementares ao contrato fiscalizado.
A contratada, por motivos diversos, caso deixe de cumprir as cláusulas contratuais, acarretará prejuízos para o órgão. Neste caso, poderá o órgão rescindir o contrato. A inexecução ou inadimplência do contrato significa o descumprimento de suas cláusulas, no todo ou em parte, podendo ocorrer por ação ou omissão, culposa ou não, de qualquer das partes, e caracteriza o retardamento ou o descumprimento integral do ajustado. Qualquer dessas situações pode ensejar responsabilidades para o inadimplente e até mesmo propiciar a rescisão do contrato.
Outro ponto importante a ser levantado sobre os contratos administrativos refere-se aos contratos de serviços continuados que envolvam mão de obra terceirizada. Neste tipo de contrato, o fiscal, além de estar atento aos pontos já abordados no texto, deverá solicitar mensalmente da empresa contratada documentação comprobatória do recolhimento de todos os tributos referentes às obrigações trabalhistas de seus funcionários. Tal medida é imprescindível, haja vista que em alguns casos as empresas contratadas deixam de recolher tais tributos, o que é motivo para os trabalhadores prejudicados ingressarem com ação trabalhista contra a empresa e no decorrer do mesmo a Administração poderá ser chamada para prestar esclarecimentos, e até mesmo pagar os créditos trabalhistas devidos a estes funcionários.
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