Para melhor compreender a terminologia utilizada, elencam-se algumas definições básicas aplicáveis ao processo licitatório e seus procedimentos:
» Projeto Básico ou Termo de Referência: documento obrigatório, que deverá conter o conjunto de especificações do bem ou serviço a ser adquirido ou contratado. Costuma-se dizer que no Projeto Básico reside o sucesso ou o fracasso da licitação, haja vista que o mesmo, elaborado com riqueza de detalhes e com o mínimo possível de dificuldade na interpretação, fará com que o fornecedor atenda conforme a descrição, não dando margem a interpretações errôneas, o que, em outras palavras, significa dizer fornecimento de bens ou serviços de má qualidade.
» Licitação: conjunto de procedimentos adotados pela Administração Pública visando à aquisição de bens e serviços.
» Usuário/Cliente: todos os setores da Administração Pública que se utilizam do processo licitatório para a aquisição de bens e/ou serviços.
» Fornecedor/Prestador de serviço: aquele que, por meio de proposta escrita e assinada, oferece à Administração o objeto da licitação.
» Objeto: bem/serviço o qual a Administração pretende adquirir.
» Processo: instrumento formal que compreende um conjunto de atos e documentos que compõem a rotina legal que objetiva a aquisição de bens e/ou serviços.
» Procedimento: qualquer ato que compõe o processo licitatório. Exemplo: publicação do edital, remessa de avisos eletrônicos (via e-mail), abertura de envelopes de habilitação/propostas.
» Habilitação: aferição das condições exigidas pela Administração Pública aos participantes do certame licitatório, para que possam oferecer seus bens/serviços ao Estado.
» Proposta: documento por meio do qual o licitante participa do certame oferecendo seu bem/serviço à Administração Pública, nas condições solicitadas pelo edital.
» Edital de licitação: caderno processual que traz todas as condições e exigências de um determinado bem/serviço do qual necessita a administração estadual.
» Autoridade instauradora: pessoa responsável pelo deferimento do processo licitatório, determinando o início de seus atos e a homologação de seus procedimentos.
» Comissão de licitação: o órgão colegiado composto por no mínimo três servidores estaduais e/ou pessoas indicadas pela autoridade instauradora, para efetivar, controlar e dar seguimento até final adjudicação dos procedimentos licitatórios.
» Publicação: todos os atos que têm por finalidade divulgar de forma ampla e irrestrita o processo licitatório. Ex: DOU, jornais, boletins, internet, murais.
» Julgamento: ato da comissão de licitação que classifica as propostas apresentadas pelos licitantes e, através de documento formal – ata –, indica aquela que atendeu as condições exigidas pelo edital.
» Ata de Julgamento/Classificação: manifestação expressa da comissão de licitação apontando a proposta que atendeu as condições do edital.
» Adjudicação: ato privativo da comissão de licitação, que indica à autoridade instauradora qual foi, entre as propostas apresentadas pelos fornecedores/prestadores de serviço, aquela que apresentou total compatibilidade com a solicitação do edital de licitação.
» Homologação: ato privativo da autoridade instauradora que confirma a proposta, indicada pela comissão de licitação, como a vencedora do certame.
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