Os processos licitatórios, em geral, deverão seguir uma sequência lógica de atos administrativos, que serão ensejados pela demanda de aquisição de bens ou serviços.
O CONASS Documenta n. 3 – Para Entender a Gestão do Programa de Medicamentos de Dispensação em Caráter Excepcional, traz em seu conteúdo, nas p.74-83, toda a sequência racional de atos administrativos necessários para a perfeita condução do processo licitatório.
Instrução do Processo Licitatório
Fase interna: preparatória ou de instrução do processo licitatório: é aquela em que ainda não é dado conhecimento ao público e são coletados todos os elementos necessários para dar início ao processo licitatório como preços, prazos, condições, tipos de contrato, preços máximos, etc.
Sequência de atos preparatórios:
- solicitação expressa do setor requisitante interessado, com a indicação de sua necessidade;
- aprovação de autoridade competente para início do processo licitatório, devidamente motivada e analisada sob a ótica da oportunidade, conveniência e relevância para o interesse público;
- autuação do processo correspondente, que deverá ser protocolizado e numerado;
- elaboração de especificação do objeto, de forma precisa, clara e sucinta;
- estimativa de valor da aquisição ou contratação, mediante comprovada pesquisa de mercado;
- indicação dos recursos orçamentários para fazer face à despesa;
- verificação da adequação orçamentária e financeira, em conformidade com a Lei de Responsabilidade Fiscal, quando for o caso;
- elaboração de projeto básico;
- definição da modalidade e tipo de licitação a serem adotados.
Na fase interna da licitação, a administração terá a oportunidade de corrigir falhas porventura verificadas no procedimento, sem precisar anular atos praticados. Exemplo: inobservância de dispositivos legais, estabelecimento de condições restritivas, ausência de informações necessárias, entre outras faltas ou falhas.
Nas licitações para compras, deverão ser observadas ainda:
a) a especificação completa do bem (no caso, medicamento) a ser adquirido, sem indicação ou preferência de marca;
b) a definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas em função do consumo e utilização prováveis, cuja estimativa será obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimar.
Fase externa: está submetida a procedimentos sequenciais, em que a realização de determinado ato depende da conclusão do antecedente. Apresenta-se, a seguir, a sequência de procedimentos que compõem esta fase:
i. elaboração do edital: o ato convocatório ou edital é a lei interna das licitações e tem por finalidade fixar as condições necessárias à participação dos licitantes, ao desenvolvimento da licitação e à futura contratação, além de estabelecer um elo entre a Administração e os licitantes. Deve ser claro, preciso e fácil de ser consultado. Cabe ao ato convocatório disciplinar prazo, atos, instruções relativas a recursos e impugnações, informações pertinentes ao objeto e aos procedimentos, além de outras que se façam necessárias à realização da licitação. O preâmbulo do ato convocatório deve conter:
» O número do ato convocatório em série anual.
» O nome do órgão ou entidade interessado e de seu setor.
» A modalidade de licitação (convite, tomada de preços, concorrência ou pregão).
» O regime de execução (empreitada por preço global, empreitada por preço unitário, tarefa, ou empreitada integral). Aplicáveis no caso de obras e reformas.
» O tipo de licitação (menor preço, melhor técnica ou técnica e preço).
» A menção de que o ato é regido pela Lei n. 8.666/93, e pela Lei n. 10.520/02, quando se referir a pregão.
» O local, dia, hora para o recebimento da documentação e proposta e para o início da abertura dos envelopes.
» O Edital deverá conter, ainda, obrigatoriamente, as seguintes condições, consideradas essenciais:
» Objeto da licitação, com descrição sucinta, precisa e clara.
» Prazo e condições para a assinatura do contrato de fornecimento ou retirada de nota de empenho, ou instrumentos equivalentes, para a execução do contrato e entrega do objeto da licitação.
» Condições de habilitação e forma de apresentação das propostas.
» Critério para julgamento, com disposições claras e parâmetros objetivos.
» Condições equivalentes de pagamento entre empresas brasileiras e estrangeiras, no caso de licitações internacionais.
» Critério de aceitabilidade de preços unitário e global, conforme o caso.
» Critério de reajuste, que deverá retratar a variação efetiva do custo de produção.
» Condições de pagamento, prevendo prazo não superior a 30 dias contados da data final do período de adimplemento; critério de atualização financeira dos valores a serem pagos desde a data final do adimplemento até a data do efetivo pagamento; compensações financeiras e penalidades por eventuais atrasos e descontos por eventuais antecipações de pagamento.
Além das condições essenciais e relevantes acima citadas, o edital deverá contar ainda com os seguintes anexos, dele fazendo parte integrante:
» Projeto básico e/ou executivo, como todas as suas partes, desenhos, especificações e outros complementos.
» Orçamento estimado em planilhas de quantitativos de preços unitários.
» Minuta de contrato a ser firmado entre a administração e o licitante vencedor (se for o caso).
O edital apresenta natureza jurídica e representa o instrumento legalmente ajustado para definir todas as regras, critérios, responsabilidades, competências e penalidades do certame a se realizar em conformidade com o estabelecido na Lei n. 8.666/93 e deve ser ajustado à natureza do procedimento e do objeto a ser adquirido. Ele é a regra interna do procedimento, de observância obrigatória, quer pela administração, quer pelos licitantes. Nada poderá ser exigido além, aquém ou contrariamente ao que estiver previsto nesse instrumento.
O original do edital deverá ser datado, rubricado em todas as folhas e assinado pela autoridade que o expedir, permanecendo no processo de licitação e dele serão extraídas cópias integrais ou resumidas, para divulgação e fornecimento aos interessados.
ii. Publicação do edital: deve-se facilitar ao máximo o acesso de fornecedores às licitações efetuadas. Para que isso ocorra, é imprescindível a divulgação do edital nos mais variados instrumentos de informações possíveis, iniciando-se pelos Diários Oficiais, em qualquer das esferas de governo: municipal, estadual ou federal, de acordo com que está realizando a licitação, além de utilização dos meios de comunicação, principalmente os jornais de grande circulação, revistas e magazines especializados, e ainda fazendo uso dos meios eletrônicos de divulgação, como, por exemplo, a Internet.
iii. Recebimento de propostas: após publicação do edital ou entrega do convite, será a vez do licitante (fornecedor) apresentar à comissão de licitação (licitador), até o dia, horário e local prefixado, sua documentação de habilitação e sua proposta técnica e/ou de preço, em envelopes separados, fechados e rubricados no fecho. Os licitantes interessados em participar das modalidades de licitação convite, tomada de preços e concorrência não necessitam encaminhar seu representante legal para entregar os envelopes com a documentação e as propostas escritas e/ou se fazer presente na reunião de abertura dos envelopes. No caso se aquisição dos medicamentos, os licitantes devem seguir o mesmo ritual, excetuando-se no que se refere à proposta de preços, haja vista que não haverá proposta técnica, somente a de preços.
No caso de licitação na modalidade pregão, o licitante interessado em participar da fase de lances verbais, além de entregar os envelopes com a documentação e as propostas por escrito, deve credenciar seu representante legal com poder para oferecer novos preços, por ocasião de lances verbais. No caso de pregão eletrônico os lances verbais são substituídos por lances on-line.
iv. Credenciamento e/ou verificação da habilitação ou inabilitação dos licitantes ou dos seus representantes: considera-se representante legal a pessoa formalmente credenciada para isso, de acordo com o estipulado no Estatuto/Contrato Social da empresa, ou mediante instrumento público ou particular de procuração outorgada pelo licitante ou documento equivalente. O representante legal do licitante deve credenciar-se no horário previsto para o evento, munido de documento de identidade oficial que lhe dá os poderes necessários para participar da reunião naquela qualidade. Se isso não ocorrer, ficará impedido de representar o licitante durante a reunião de abertura dos envelopes relativa à concorrência, tomada de preços ou convite. Em caso de pregão, o mandato de procuração ou documento equivalente deverá dar plenos poderes ao outorgado para apresentar ofertas e lances verbais, negociar preços, declarar a intenção ou renunciar ao direito de interpor recurso, enfim, para praticar em nome do licitante todos os atos necessários durante a licitação. Se o representante não se credenciar perante o pregoeiro, ficará impedido de participar da fase de lances verbais e de praticar os atos concernentes ao pregão.
v. Abertura de envelopes com a classificação ou desclassificação das propostas: depois de examinados e julgados os documentos apresentados para efeito de habilitação dos licitantes, mediante confronto com as exigências e condições do ato convocatório, serão desqualificados e não aceitos aqueles que não atenderem ao que foi estabelecido. No caso de licitação na modalidade pregão, ao contrário do que ocorre em outras modalidades, a abertura da proposta é feita antes da análise da documentação e a fase recursal é única, sem efeito suspensivo. Depois de efetuada a análise e julgamento das propostas escritas, são efetuadas a classificação da proposta escrita de menor preço e, ainda, aquelas apresentadas com valores superiores em até 10% em relação ao menor preço. Quando não existirem no mínimo três propostas com valores superiores em até 10% à proposta de menor preço, devem ser selecionadas as melhores até o máximo de três, quaisquer que sejam os preços ofertados.
Os documentos exigidos no ato convocatório para habilitação devem preferencialmente ser numerados sequencialmente e na ordem indicada, a fim de permitir maior rapidez durante a conferência e exames correspondentes. Poderão ser apresentados, para efeitos de participação nas licitações públicas, documentos de habilitação, alternativamente: em original; por cópia autenticada; por cópia conferida com original pelos responsáveis pelo processo de licitação; e por publicação comprovada em órgão da imprensa oficial (original e cópia autenticada ou conferida).
Ainda no caso de pregão, as propostas são colocadas em ordem crescente de preço cotado para que os representantes legais dos licitantes participem da etapa competitiva, por meio de lances verbais. O início da fase de lances se dá pelo representante legal do licitante detentor da proposta de maior preço, continuando com as demais, pela ordem decrescente dos preços ofertados. O licitante que não quiser dar lances verbais quando convocado pelo pregoeiro será excluído da respectiva etapa e terá mantido, para efeito de ordenação das propostas, seu último preço apresentado.
vi. Análise e emissão de parecer técnico: a análise das propostas e emissão de parecer técnico é uma das etapas mais importantes do julgamento. Na análise deverão ser confrontadas as especificações técnicas solicitadas com as especificações técnicas dos produtos apresentadas pelos fornecedores. O responsável pelo parecer deverá conhecer todos os aspectos acerca do objeto que está avaliando, assim como as possibilidades e limites de legislação vigente, garantindo o cumprimento dos quesitos técnicos exigidos sem causar infrações de ordem jurídica e administrativa para a instituição.
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